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Una vez que tengamos dentro nuestra librería los usuarios y carpetas creados, procederemos a crearnos índices de usuarios y grupos de éstos para asignarles valores que nos permitirán realizar búsquedas rápidas por estos datos. Todo documento importado tendrá asociado un serie de índices con unos valores que podrán ir variando en cada uno.
Comencemos por abrir Document Manager Administrator y conectarlos a la librería con la cuenta supervisor.


Seleccionamos Grupo de índices de usuario de la parte izquierda y pulsamos el botón
o la combinación de teclas CTRL+R.


Escribimos por ejemplo Facturas en Nombre de grupo de índice de usuario para designar el nombre del grupo que relacionará todos los índices de usuario que tengan los documentos Factura. Pulsamos el botón Modificar.


Creado el grupo, pulsamos el botón Aceptar. Si queremos crear nuevos grupos de índices de usuario, realizaremos el proceso de nuevo.


Hacemos clic en Índice de usuario y luego rellenamos la pantalla con los siguientes datos de ejemplo:
- Nombre de índice: cliente factura
- Tipo de índice: Cadena fija máxima (podemos elegir también Cadena variable, pero no Cadena fija porque este tipo nos obliga a que la longitud del valor sea siempre del mismo tamaño)
- Longitud de índice: 128 (es el número máximo de caracteres que podemos introducir)
- Grupo de índice de usuarios: Facturas
Si marcamos la opción Utilizar índices de usuario que se puedan seleccionar (no es posible la entrada), sólo será posible seleccionar una serie de valores que definiremos después de crear el índice, seleccionar el mismo índice posteriormente y pulsando el botón Editar selecciones.


Pulsamos Agregar para crear el índice de usuario y agruparlo en el grupo de índices de usuario Facturas. Repetiremos este proceso con todos los índices de usuario que queramos crear.


Finalmente pulsamos el botón Cerrar.